Внутренний контроль. Часть 3.

Внутренний контроль. Часть 3.

Итак, едим слона по имени Система Внутреннего Контроля по частям. Тигр, как известно, состоит из трех частей(https://www.youtube.com/watch?v=Ux_CvwFTP5k), а нашего слона – систему внутреннего контроля мы в прошлый раз распилили на две части, по признаку типов инструмента контроля. Первую часть мы назвали «добровольные» инструменты ВК,а вторую — «принудительные».

С «добровольными» инструментами ВК, когда человек сам, на основе своих убеждений, выполняет предписанные правила, мы немного разобрались (http://bit.ly/2BxMuf5). Показали приёмы, которыми формируются убеждения, корпоративная культура.

Там ещё много чего можно было бы рассказать про то, как создавать и аудировать корпоративную культуру, но сегодня мы будем разлагать на молекулы и атомы вторую часть нашего слона – инструменты «принудительного» контроля.

«Принудительные» инструменты контроля – это когда мы не надеемся на сознательность и убеждения сотрудника, а создаём некие внешние по отношению к нему средства контроля.

Для начала введём понятие «контрольная процедура».Контрольная процедура – это элементарный кирпичик, из которого строится вся система внутреннего контроля. В СВК могут быть тысячи контрольных процедур, например, процедура согласования договоров, или контроля допуска на территорию предприятия.

Кстати, парадокс: нигде ещё не встречал внятного определения контрольной процедуры. То есть, термин такой есть, используется вовсю, а определения – нет. Стандарты внутреннего аудита по этому поводу молчат глухо. А тем временем внутренние аудиторы говорят, что оценивают контрольные процедуры. Просто как в сказке: пойди туда, не знаю куда, оцени то, не знаю что.

Накопал в инете вот такое определение, которое меня совершенно не устраивает.

«Контрольные процедуры (средства контроля) представляют собой действия, которые помогают удостовериться, что распоряжения руководства выполняются».

Получается, если я скажу «Вася, сходи посмотри, убрались ли в актовом зале после вчерашнего корпоративчика» — это уже контрольная процедура? Ведь это ж позволяет мне удостовериться….

Поэтому предлагаю следующее определение контрольной процедуры:

«Контрольная процедура (КП) – это выполняемые регулярно действия по выявлению определенных отклонений определенных параметров процесса от ожидаемых значений».

Каждое слово в этом определении заслуживает отдельного обсуждения.

«Процесс» — любая связанная между собой по смыслу последовательность операций, выполняемых сотрудниками организации в соответствии с их служебными обязанностями. По этому определению, оприходование на склад товара – это процесс, а ковыряние в носу – нет, каким бы плодотворным и увлекательным оно не было. Потому что ковыряние в носу не входит в служебные обязанности. Что касается, например, хорового пения, то всё зависит от того, вменяется ли это в обязанность сотрудникам. Если да – то это процесс. Если нет, то – извините. «Славное море, священный Байкал…» (см. Булгаков)

«Регулярно» — мы понимаем это так, что КП – это не разово выполняемое действие, а выполняемое однотипным образом время от времени. Не важно, ежеминутно или раз в год, главное – что мы понимаем, что это не разовая хотелка, например, генерального директора пересчитать кафельную плитку на складе. Мы знаем, понимаем, в конце концов — предполагаем, что эта процедура выполняется неоднократно. Если же однократно – то извините, это не контрольная процедура.

«Определённых параметров» — КП выявляет не любые, а только ограниченный перечень отклонений параметров процесса, например, отклонение маршрута, температуры, суммы или сроков оплаты. Перечень контролируемых параметров процесса заложен в конструкции самой контрольной процедуре. Ожидать, что КП будет контролировать неопределённое количество параметров, и выявлять любые отклонения, не нужно.

«Определённых отклонений» — оказывается, что отклонения параметров могут быть значительные и не очень.Например, опоздание на работу на 30 секунд опозданием не считается (или считается, как вам нравится). А опоздание больше чем на 15 минут уже считается нарушением.

Наша КП, например, может «не видеть» опоздание на 5 и больше часов – просто, в её «поле зрения» находится контроль в пределах одного часа от заданного времени. То есть, пределы отклонений значений контролируемых параметров обязательно заданы. Если не заданы – то это не контрольная процедура, а что-то неправильное.

«Ожидаемых значений» — у процесса заданы значения параметров, которые мы считаем нормальными, и ожидаем увидеть, например, получение оплаты по договору в даты, предусмотренные условиями договора.

Все эти перечисленные жирным шрифтом ограничения очень важны, потому что они нам много говорят о том, что мы можем считать контрольной процедурой, а что нет. Соответственно, если вы, к примеру, аудитор, и вам рассказывают про контрольную процедуру, которая использует искусственный интеллект и контролирует всё-всё-всё, то можете смело подумать о том, что вас весьма творчески разводят (в смысле дурят).

Или, например, если вам говорят, «у нас есть хорошая контрольная процедура – директор собирает замов на планёрке, и если что не так, вставляет им с особым энтузиазмом» — это, извините, тоже не контрольная процедура. Поскольку выполняется непредсказуемо, а не регулярно.Соберёт или не соберёт, за что именно вставит – непонятно. А директор ваш, может, конечно, и энтузиаст этого дела (вставлять), но про внутренний контроль знает чуть меньше чем ничего.

Исходя из данного определения можно нарисовать структурную схему любой контрольной процедуры вот так:

То есть контрольная процедура измеряет параметры контролируемого процесса, затем сопоставляет их с некими эталонными значениями, и принимает решение — всё ли нормально, или пора бить тревогу.

Конечно, схема предельно упрощённая, но пока не буду грузить неокрепший от разрыва шаблона мозг читателя теорией цифровых автоматов с памятью, статистикой и оценкой рисков. Поэтому наш портрет контрольной процедуры больше напоминает портрет сеятеля, разбрасывающего облигации государственного займа, в исполнении Остапа Бендера. Весьма схематично, но пока больше и не надо.

Кто доживёт до 16 серии марлезонского балета, насладится всеми деталями по полной. Нам эта схема очень пригодиться, когда мы будем говорить об автоматизации внутреннего контроля.

Что важно понимать: задача контрольной процедуры – только выявить отклонение и «сигнализировать» — включить красную лампочку или дать зелёный свисток. В простейшем случае, возможны два варианта результата исполнения КП:

«Все хорошо» — контролируемый параметр находится в заданном и наблюдаемом диапазоне значений,

и «Тревога» — если контролируемый параметр процесса вдруг вышел из за определённые пределы. Например, пропуск просрочен, или подпись не соответствует образцу, или оплата по договору не поступила вовремя.

Ну, скажем, лампочку-то зажигать все умеют, а как быть с исправлением выявленного отклонения? Входит ли в состав контрольной процедуры принятие мер по корректировке ситуации?

Что важно понимать: Выполнение каких-либо корректирующих действий, в общем случае, теоретически, в состав контрольной процедуры не входит. Это уже менеджмент, управление процессом. Ведь корректирующее действие может быть самым разным, например, остановить линию, уволить сотрудника и так далее.

Но на практике, если такие корректирующие действия всегда одинаковы, и не требуют принятия управленческих решений человеком, их обычно включают в состав КП.

Нет смысла отделять исполнительный механизм турникета на проходной от считывателя карточки пропуска, потому что он всегда срабатывает одинаковым образом, и принятия управленческого решения здесь не требуется.

Но если в действие вступает вахтёр Митрич, у которого есть заветная кнопка, открывающая калитку без всякого пропуска, ситуация в корне меняется. Теперь уже, если пропуск не сработал, Митрич принимает «управленческое» решение, если знает сам, кого пускать, а кого нет.

Ну вот, на сегодня сказке конец, а кто слушал – аудитором будет. Если захочет, конечно…

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход / Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход / Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход / Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход / Изменить )

Connecting to %s